Verlof dat via de groepsapp binnenkomt, een saldo in een spreadsheet dat niemand durft te vertrouwen, en een certificaat dat verloopt terwijl iemand op een object staat. Alle drie zijn het administratieve problemen die pas pijn doen op het verkeerde moment.
Verlof goedkeuren duurt tien seconden. Weten hoeveel iemand nog heeft staan, duurt een halve middag.
In de meeste bedrijven met wisselende diensten loopt verlof via drie kanalen tegelijk: mondeling, via de app en via de mail. Wie het goedkeurt onthoudt het, en pas als het rooster gemaakt wordt blijkt dat er twee mensen dezelfde week vrij zijn. Het saldo staat ergens in een spreadsheet die één keer per jaar wordt bijgewerkt.
Bij onboarding speelt hetzelfde. Een arbeidsovereenkomst, een kopie van een legitimatiebewijs, een VOG of een beveiligingspas: die zijn er wel, maar ze staan in een map op iemands computer. Dat een certificaat over zes weken verloopt weet niemand, tot een opdrachtgever ernaar vraagt.
Je medewerkers doen het zelf in de app; jij houdt de goedkeuring en het overzicht.
De medewerker vraagt verlof aan op zijn telefoon. Jij ziet het als actiepunt op je dashboard en keurt goed of af.
Opbouw en opname worden automatisch bijgehouden, zodat je nooit meer hoeft te rekenen hoeveel iemand nog heeft staan.
Goedgekeurd verlof staat meteen in de planning, zodat je niemand inplant die er niet is.
Contract, legitimatie, diploma's en certificaten centraal opgeslagen in plaats van in een map op een laptop.
Loopt een contract, een pas of een certificaat af, dan krijg je daar ruim van tevoren een melding over op je dashboard.
Een voorbeeld-arbeidsovereenkomst en een eigen uurlonentabel per leeftijd, zodat een nieuwe medewerker meteen goed in de administratie staat.
Niet in het aanvragen zelf — daar is elke tool goed in — maar in wat er daarna mee gebeurt.
| Wat je wilt weten | Zonder GainOwner | Met GainOwner |
|---|---|---|
| Verlof aanvragen | Via de app of mondeling | In de app, met goedkeuring erbij |
| Verlofsaldo | Spreadsheet, één keer per jaar bijgewerkt | Loopt automatisch mee |
| Verlof in de planning | Moet je onthouden | Staat meteen in het rooster |
| Aflopend contract | Merk je als het al verlopen is | Melding ruim van tevoren |
| Verlopen certificaat of pas | Komt boven bij een controle | Melding op je dashboard |
| Documenten van een medewerker | Verspreid over mail en mappen | Bij elkaar in het dossier |
Voor bedrijven waar de vervaldatums er echt toe doen. In de beveiliging is een verlopen pas geen administratief ongemak maar een reden waarom iemand niet mag werken. In de zorg geldt hetzelfde voor registraties, in de bouw voor certificaten en in transport voor de code 95.
En voor elk bedrijf met meer dan een handvol mensen op wisselende diensten, waar verlof nu nog in het hoofd van één iemand zit. Dat werkt precies tot het moment dat die persoon zelf vrij is.
Ja. In de app zien ze hun opgebouwde en opgenomen uren, plus de status van hun aanvragen. Dat scheelt jou de vraag.
De eigenaar en managers. Je bepaalt zelf wie welke rechten heeft; een medewerker ziet alleen zijn eigen gegevens.
Alles wat je per medewerker vastlegt: arbeidsovereenkomsten, legitimatiebewijzen, diploma's, certificaten en passen. Je krijgt een actiepunt op het dashboard voordat het verloopt.
Ja. BSN en IBAN worden versleuteld opgeslagen en staan nooit leesbaar op het scherm — alleen in de download voor je salarisadministratie.
Ja, verlof en onboarding zitten in alle vier de verdienmodellen. Je betaalt alleen het model dat bij je verdienwijze past, plus de gebruikers.
Zet je team erin en de eerste aanvraag kan vandaag nog digitaal binnenkomen. 14 dagen gratis.
Start gratis — 14 dagen