Je maakt een offerte met geschatte uren, stuurt een ploeg erop af, en pas als de klus klaar is en de uren zijn verzameld, blijkt of het uitkwam. GainOwner zet de begrote uren en de werkelijke crew-uren al tijdens de opbouw naast elkaar, zodat je nog kunt bijsturen.
Zodra de ploeg ter plaatse is, gaat het om bezetting: het podium moet staan, de show moet draaien. Of dat nog binnen budget past, is dan al bijna niet meer te sturen.
Reistijd, opbouw en uitloop zijn in deze branche zelden scherp meegenomen in de offerte — ze zijn lastig te voorspellen, en de ploeg moet er sowieso staan. Pas als de uren na afloop worden verzameld en tegen de loonkosten worden weggezet, blijkt of de klus nog winst maakte.
Tegen die tijd is er niets meer aan te doen. De crew is naar huis, het evenement is voorbij, en het enige dat overblijft is de nacalculatie — en soms de conclusie dat een opdrachtgever eigenlijk al een tijd onder de kostprijs wordt bediend.
Je voert je opdrachtgevers, tarieven en crew één keer in. Daarna reken je elke dienst live door tegen de begroting.
Zet de begrote uren van een evenement tegenover de daadwerkelijk gewerkte uren, zichtbaar terwijl de opbouw nog loopt.
Plan vaste medewerkers en freelancers samen op een evenement of project, met een eigen tarief per opdrachtgever.
Werkgeverslasten worden per contractvorm berekend — loondienst, zzp of zzp-vrijgesteld — zodat je de echte kostprijs van elke crewinzet ziet.
Zie per opdrachtgever en per evenement het verschil tussen wat de crew kost en wat je factureert.
Gewerkte uren gaan rechtstreeks de factuur op, met rapportages en Word-facturen per opdrachtgever of evenement.
Aan het eind van de periode gaan de gewerkte uren en loonkosten door naar je salarisadministratie. Eén keer invoeren, niet twee keer.
Een planningspakket voor crewing is sterk in het samenstellen van ploegen en het bijhouden van beschikbaarheid.
Die pakketten weten precies wie beschikbaar is en wie waar staat. Wat ze niet weten, is wat die ploeg kost zodra je loondienst, zzp en toeslagen erbij optelt, en wat daarvan wordt terugverdiend op de offerte. Voor dat overzicht word je doorverwezen naar je boekhouding — en die rekent achteraf, als het evenement al voorbij is.
GainOwner vervangt je crewplanning niet. Het legt de begroting en de werkelijke loonkosten ernaast, zodat je het verschil ziet terwijl de opbouw nog loopt.
| Wat je wilt weten | Crewplanningspakket | GainOwner |
|---|---|---|
| Wie is beschikbaar en ingepland? | Ja | Ja |
| Uren registreren op locatie | Vaak | Ja |
| Wat kosten die uren aan loon? | Pas na de loonrun | Direct, bij het plannen |
| Loop je uit je begroting tijdens de opbouw? | Nee | Ja, live zichtbaar |
Crewplanning, HR en realtime budgetbewaking in één pakket. Omdat je rooster, je loonkosten en je offertebedrag in hetzelfde systeem staan, zie je tijdens de opbouw of je nog binnen budget zit — in plaats van dat pas te ontdekken op de nacalculatie.
Ja. Bij een zzp'er betaal je geen werkgeverslasten maar een factuur, en het systeem rekent daar per contractvorm anders mee. Je ziet de kostprijs van elke crewinzet, ongeacht of iemand in loondienst is of freelance werkt.
Ja. Zodra de gewerkte uren worden ingevoerd, reken je ze door tegen de begroting van het evenement. Loopt de opbouw uit door extra reistijd of overwerk, dan zie je dat terug voordat de klus is afgerond, niet pas op de nacalculatie.
Beide. Je plant per evenement of project, dus een eenmalige klus werkt net zo goed als een vaste crew die van locatie naar locatie trekt. De marge per opdrachtgever blijft in beide gevallen zichtbaar.
Je registreert de daadwerkelijk gewerkte uren, inclusief reistijd en uitloop als je die als betaalde tijd meetelt. Zo zie je het verschil tussen de uren die in de offerte stonden en de uren die het uiteindelijk kostte.
Zet je opdrachtgevers, tarieven en crew neer, en je ziet binnen een dag je marge per evenement. 14 dagen gratis.
Start gratis — 14 dagen