In de meeste bedrijven staan de gewerkte uren in het ene systeem en wordt de factuur in het andere gemaakt. Daartussen zit een mens die overtypt, en precies daar ontstaan de fouten en de vergeten uren.
Dat lijkt een administratieve stap, maar het is de plek waar marge weglekt.
Uren worden geregistreerd in de planning of op een urenbriefje. Aan het eind van de maand gaat iemand die uren bij elkaar zoeken, tegen het juiste tarief zetten en overnemen in een boekhoudpakket of een Word-sjabloon. Bij tien klanten is dat een middag werk; bij dertig is het een week waarin niemand anders die persoon kan missen.
Erger dan de tijd is wat er onderweg verdwijnt. Meerwerk dat mondeling is afgesproken en nergens is vastgelegd. Uitloop die niemand heeft doorgegeven. Een tarief dat vorig jaar is aangepast maar nog in het oude sjabloon staat. Stuk voor stuk kleine bedragen, elke maand opnieuw.
Je legt vooraf vast wat je afspreekt, en die afspraak komt achteraf terug op de factuur.
Leg vast wat je afspreekt en tegen welk tarief, zodat de klant weet waar hij aan begint en jij weet waarmee je later vergelijkt.
De afspraak vastgelegd in het klantdossier, terug te vinden op het moment dat er discussie ontstaat over wat er precies was afgesproken.
Geen overtypen. De uren die geschreven en goedgekeurd zijn, staan met het juiste tarief op de factuur.
De ene klant wil elke week een factuur, de andere één keer per maand. Dat stel je per klant in en daarna loopt het.
Werk je met zakelijke klanten of met particulieren? Je zet het per bedrijf goed en de bedragen kloppen overal, ook op je btw-export.
Via Mollie, met betaallinks. Scheelt je het nabellen over facturen die al drie weken openstaan.
Je boekhoudpakket kan prima factureren. Het weet alleen niet wie er gewerkt heeft.
| Wat je wilt weten | Zonder GainOwner | Met GainOwner |
|---|---|---|
| Wie heeft er gewerkt | Weet je planning | Weet je planning |
| Welk tarief hoort bij deze klant | Staat in je hoofd of in een sheet | Staat bij de klant |
| Uren op de factuur | Overtypen uit een ander systeem | Komen rechtstreeks uit de goedgekeurde uren |
| Wat leverde deze factuur op | Pas na de loonstroken | Marge staat er meteen naast |
| Onderhanden werk | Op een geeltje | Een bedrag in het systeem |
| Boekhouding | Alles handmatig | Btw-export en boekingen gaan door |
Voor iedereen die uren of opdrachten doorberekent aan een opdrachtgever: uitzendbureaus, detacheerders, schoonmaakbedrijven, beveiliging, facilitaire dienstverleners, zorgbemiddeling, evenementencrewing en projecten op locatie. En voor kantoren die per dossier werken, waar de factuur uit geschreven uren komt en er verschotten doorheen lopen.
Werk je met een kassa en reken je aan de toonbank af, dan heb je dit niet nodig — daar is je omzet al binnen op het moment dat de klant weggaat. Facturatie zit dan ook niet in dat pakket.
Nee. Je blijft gewoon boekhouden waar je dat nu doet; wij leveren de facturen en de btw aan. Je boekhouder merkt er niets van, behalve dat de cijfers eerder kloppen.
Als pdf of als Word-bestand, met je eigen gegevens erop. Verzenden kan per mail, en met een betaallink erbij als je die gebruikt.
Ja, en ook kortingen — een regel met een negatief bedrag. Zolang de factuur nog niet verstuurd is, kun je hem aanpassen.
Voor kantoren die per dossier werken lopen verschotten zoals griffierecht en leges apart mee. Dat is geen omzet en geen kosten, maar het moet wel op de factuur en niet in je marge.
Facturatie zit in het model Uren & opdrachten (€ 59 per maand), in Afspraken & agenda (€ 49) en in Projecten & opdrachten (€ 79). Altijd plus € 5,50 per kantoorgebruiker en € 2,50 per medewerker.
Zet je klanten en tarieven erin en je eerste factuur rolt uit dezelfde week. 14 dagen gratis.
Start gratis — 14 dagen