Uren schrijf je achteraf, het tarief verschilt per persoon, en er loopt geld doorheen dat niet van jou is. Daardoor is de vraag welk dossier rendabel was moeilijker te beantwoorden dan hij zou moeten zijn — terwijl het de enige vraag is die telt.
Niet omdat er slecht wordt gewerkt, maar omdat de uren, de tarieven en de verschotten in drie verschillende bestanden staan.
Een dossier loopt maanden. In die tijd schrijven een partner, een medewerker en soms een stagiair eraan, elk tegen een ander tarief. Er gaan verschotten doorheen — griffierecht, leges, een deurwaarder — die je voorschiet en later doorbelast. En ergens onderweg is er meerwerk afgesproken dat wel is gedaan maar niet is vastgelegd.
Aan het eind rolt daar een factuur uit die met de hand wordt samengesteld. Wat er dan niet op komt, is gratis gewerkt. En de vraag of dít type zaak eigenlijk wel uit kan, wordt pas beantwoord als de jaarcijfers er zijn — als je er niets meer aan kunt veranderen.
Je legt je dossiers, je tarieven en je mensen één keer vast. Daarna rekent het systeem elke geschreven uur voor je door.
Achteraf schrijven in plaats van vooraf inroosteren. Wie waaraan gewerkt heeft, komt op het juiste dossier terecht.
De partner en de junior schrijven op hetzelfde dossier tegen een ander bedrag. Dat rekent zichzelf door naar de factuur en naar je marge.
Wat er geschreven is en nog niet gefactureerd, als bedrag in plaats van als gevoel. Dat is meestal het grootste getal dat nergens staat.
Voorgeschoten kosten lopen erdoorheen zonder je marge te vervuilen: het is geen omzet en geen kosten, maar het moet wel op de factuur.
Vastleggen waar de klant aan begint, en achteraf zien of je binnen die afspraak bent gebleven.
Wat er onder de streep overbleef, per dossier en per opdrachtgever — terwijl het dossier nog loopt.
Niet bij het schrijven van de uren, maar bij alles wat daarna moet gebeuren.
| Wat je wilt weten | Zonder GainOwner | Met GainOwner |
|---|---|---|
| Wie werkte waaraan | Urenbriefje of Excel | Geschreven op het dossier |
| Wat kost dat uur echt | Eén gemiddeld tarief | Per persoon, met werkgeverslasten |
| Onderhanden werk | Op een geeltje | Een bedrag in het systeem |
| Verschotten | Door de omzet heen | Apart, buiten je marge |
| Loopt dit dossier uit | Merk je bij de factuur | Zie je terwijl het loopt |
| Marge per opdrachtgever | Reken je één keer per jaar uit | Staat er continu |
Voor advocatenkantoren, notariskantoren, deurwaarders en juridisch adviseurs die per dossier werken en per uur declareren. Vanaf ongeveer acht mensen op kantoor wordt het interessant: onder die grens houdt één iemand het meestal nog wel in zijn hoofd.
Ook voor kantoren die met een mix werken: een deel op uurbasis, een deel op vaste prijs, en af en toe een zaak op basis van toevoeging. Juist dan is de vraag welk type zaak rendabel is het lastigst te beantwoorden.
Nee. Je blijft boekhouden waar je dat nu doet. GainOwner zit ertussen: het weet wie er aan welk dossier werkte, wat dat kostte en wat het opleverde, en levert de facturen en de btw aan.
Ja. In dit model schrijf je uren achteraf op een dossier in plaats van diensten vooraf in te plannen. De planning kun je aanzetten als je hem wél nodig hebt, bijvoorbeeld voor mensen die op locatie werken.
Ja. Je legt een tarief per persoon vast, en per dossier kun je afwijken als je daar iets anders hebt afgesproken.
Voorgeschoten bedragen zoals griffierecht, leges of kosten van derden lopen apart mee. Ze komen op de factuur, maar ze tellen niet mee in je omzet en niet in je marge.
Het model Projecten & opdrachten kost € 79 per maand, plus € 5,50 per kantoorgebruiker en € 2,50 per medewerker. De eerste 14 dagen zijn gratis en er is geen creditcard nodig.
Dossiers, tarieven en mensen erin, en je ziet binnen een week wat er openstaat en wat er verdiend is. 14 dagen gratis.
Start gratis — 14 dagen