Je hoeft geen boekhouder te zijn om te weten of je bedrijf verdient. Deze pagina laat zien welke cijfers je vanaf de eerste week bijhoudt, hoe je dat praktisch aanpakt, en welke fouten startende ondernemers het vaakst maken — inclusief de fout die de meesten pas na een jaar ontdekken.
Als startende ondernemer houd je vier dingen bij: wat er binnenkomt (omzet exclusief btw), wat eruit gaat (kosten, gesplitst in vast en variabel), wat je opzij zet (btw en inkomstenbelasting, ongeveer 35 tot 40 procent van je winst) en wat je uren waard zijn (winst gedeeld door de uren die je erin stopt). Begin met een spreadsheet of eenvoudig boekhoudpakket. Zodra je personeel aanneemt verandert het spel: dan wordt loon je grootste kostenpost en heb je een dagelijks overzicht nodig in plaats van een maandelijks.
Meer heb je in het eerste jaar niet nodig. Deze zes wel — allemaal.
| Cijfer | Hoe je het bepaalt | Waarom het ertoe doet |
|---|---|---|
| 1. Omzet excl. btw | Alles wat je factureert of afrekent, min de btw | De btw is niet van jou. Wie hem als omzet ziet, denkt 21% rijker te zijn dan hij is. |
| 2. Vaste kosten | Alles wat elke maand afgeschreven wordt, ook als je niets verkoopt | Dit is je maandelijkse startschuld. Onder dit bedrag verlies je geld, hoe druk je ook bent. |
| 3. Variabele kosten | Inkoop, materiaal, transactiekosten — schuift mee met je omzet | Meestal een percentage. Loopt dat percentage op, dan lekt je marge weg zonder dat je het ziet. |
| 4. Winst | Cijfer 1 min cijfer 2 en 3 | Het enige getal dat antwoord geeft op de vraag of dit werkt. |
| 5. Belastingpotje | Ontvangen btw plus 35 tot 40% van je winst, op een aparte rekening | De klassieke starterval: geld uitgeven dat eigenlijk al van de Belastingdienst is. |
| 6. Je eigen uurtarief | Winst gedeeld door de uren die je erin stopt | Verrassend vaak lager dan een loondienstsalaris. Beter om dat in maand 3 te weten dan in jaar 3. |
Dat laatste getal is het cijfer waar het om draait. € 4.335 winst klinkt goed; € 16,55 netto per uur is een ander gesprek. Niet per se een slecht gesprek — in maand 4 van een nieuw bedrijf is dat normaal — maar wel een gesprek dat je bewust wilt voeren in plaats van pas na anderhalf jaar.
Er is geen goed of fout — er is wel een moment waarop je verandert van gereedschap.
| Fase | Wat past | Waarom je op een gegeven moment doorschuift |
|---|---|---|
| Net begonnen, geen personeel | Spreadsheet met vier kolommen, of een eenvoudig boekhoudpakket | Weinig transacties, veel overzicht. Geen enkele reden om iets ingewikkelds te kopen. |
| Groeiend, veel facturen | Boekhoudprogramma met bankkoppeling | Handmatig overtypen wordt de bottleneck en de foutenbron. |
| Eerste medewerkers | Boekhoudprogramma én een dagelijks stuuroverzicht | Loon wordt je grootste kostenpost, en je boekhouding ziet die pas 4 tot 6 weken later. |
| Meerdere vestigingen of ploegen | Planning, uren en cijfers in één systeem | Losse systemen geven verschillende antwoorden op dezelfde vraag, en niemand weet welke klopt. |
Dat derde rijtje is het kantelpunt en de reden dat deze pagina op de site van een planningsysteem staat. Zolang je alleen werkt, is je grootste kostenpost je eigen tijd — en die zit niet in je boekhouding. Zodra je iemand aanneemt, verandert dat: loon wordt vaak 25 tot 50 procent van je omzet, en het is de enige grote kostenpost die je van week tot week kunt bijstellen. Maar je boekhoudprogramma weet pas wat je loonkosten waren nádat de loonstroken verwerkt zijn. Op dat moment ben je vier tot zes weken verder en kun je niets meer veranderen aan de weken die al gedraaid zijn.
Genoeg om geen verrassingen te krijgen. Voor je aangifte overleg je met een boekhouder.
Meestal per kwartaal. Je draagt af wat je aan klanten in rekening bracht, min de btw die je zelf betaalde over zakelijke inkopen. Zet ontvangen btw direct op een aparte rekening — dat geld is nooit van jou geweest.
Blijf je onder € 20.000 omzet per jaar, dan kun je kiezen voor de KOR: geen btw in rekening brengen en geen btw-aangifte. Je kunt de betaalde btw op je inkopen dan ook niet terugvragen — bij grote investeringen is dat vaak ongunstig.
Werk je minstens 1.225 uur per jaar in je eigen bedrijf, dan heb je recht op de zelfstandigenaftrek (€ 1.200 in 2026) en, in de eerste vijf jaar, drie keer de startersaftrek van € 2.123. Houd je uren daarom vanaf dag 1 bij.
Je wordt inhoudingsplichtig: loonaangifte, loonheffingen, pensioenpremie en meestal een cao die je uurlonen bepaalt. Reken vanaf dat moment altijd met werkgeverslasten mee — ongeveer 1,3 tot 1,4 keer het brutoloon.
De bedragen hierboven gelden voor belastingjaar 2026 en veranderen jaarlijks. GainOwner is geen belastingadviseur — controleer je eigen situatie bij de Belastingdienst, de KVK of je boekhouder.
Zes: je omzet exclusief btw, je vaste kosten, je variabele kosten, de winst die daaruit volgt, het bedrag dat je opzijzet voor btw en inkomstenbelasting, en je eigen uurtarief. Die zes samen vertellen je of je bedrijf werkt en of je er zelf iets aan overhoudt. Alles daarbuiten kan wachten tot je groter bent.
Als vuistregel: alle btw die je van klanten ontvangt, plus 35 tot 40 procent van je winst voor de inkomstenbelasting. Zet dat op een aparte rekening zodra het binnenkomt. Het exacte percentage hangt af van je winst, je rechtsvorm en je aftrekposten — vraag je boekhouder om een schatting die bij jouw situatie past.
Niet per se in het eerste jaar als je weinig transacties hebt en met een eenvoudig pakket werkt. Wel zodra je personeel aanneemt, met meerdere btw-tarieven werkt, investeert of een bv opricht. Veel starters kiezen voor een tussenvorm: zelf de administratie bijhouden, en één keer per jaar een boekhouder de aangifte laten controleren.
Op het moment dat je personeel aanneemt. Zolang je alleen werkt is een spreadsheet prima. Zodra je mensen inroostert wordt loon je grootste kostenpost, moet je uren, contracten en werkgeverslasten bijhouden, en wordt het handmatig bijhouden zowel foutgevoelig als tijdrovend. Vanaf ongeveer vijf medewerkers wint software het altijd van een spreadsheet.
Reken op ongeveer 1,3 tot 1,4 keer het brutoloon. Bovenop het uurloon komen vakantiegeld (8%), sociale premies (ruwweg 20%) en pensioenpremie (5 tot 11 procent, afhankelijk van je cao). Een uurloon van € 14 kost je in de praktijk dus ongeveer € 19 per gewerkt uur — plus doorbetaalde vakantiedagen en eventueel ziekteverzuim.
Dat hangt af van je klanten en je investeringen. Werk je vooral voor particulieren en maak je weinig zakelijke kosten, dan is de KOR aantrekkelijk: geen btw in rekening brengen en geen aangifte. Investeer je fors in inventaris of werk je vooral voor zakelijke klanten die de btw toch terugvragen, dan is de KOR meestal ongunstig, omdat je de betaalde btw op je inkopen niet kunt terugvragen.
Trek van je omzet exclusief btw al je kosten af — inclusief een marktconform loon voor jezelf. Blijft er dan nog iets over, dan is je bedrijf winstgevend. Blijft er alleen iets over doordat je jezelf niets betaalt, dan koop je in feite een baan in plaats van dat je een bedrijf opbouwt. Dat kan een bewuste keuze zijn, maar het is goed om te weten dat je hem maakt.
GainOwner laat je vanaf de eerste medewerker zien wat een dienst kost, wat hij oplevert en wat je er die dag aan overhoudt. 14 dagen gratis proberen.
Start gratis — 14 dagen