"Ik heb toch al een boekhoudprogramma?" is de meestgestelde vraag bij dit onderwerp, en het is een terechte. Deze pagina legt uit wat de twee soorten software werkelijk doen, waar ze elkaar overlappen, waar niet, en hoe je bepaalt of je aan één genoeg hebt.
Een boekhoudprogramma kijkt terug: het legt vast wat er gebeurd is, zodat je aangifte en jaarrekening kloppen. Een realtime dashboard kijkt vooruit: het laat zien wat er vandaag gebeurt, zodat je morgen iets anders kunt doen. Ze vervangen elkaar niet — een boekhoudprogramma is wettelijk noodzakelijk, een dashboard is commercieel noodzakelijk zodra je personeel hebt. Werk je alleen, dan is een boekhoudprogramma genoeg. Heb je vijf of meer medewerkers, dan mis je met alleen een boekhoudprogramma structureel het moment waarop bijsturen nog iets oplevert.
Ze lijken op elkaar omdat er in allebei euro's staan. Verder verschillen ze op vrijwel alles.
| Boekhoudprogramma | Realtime dashboard | |
|---|---|---|
| Doel | Vastleggen en verantwoorden | Sturen en bijstellen |
| Kijkrichting | Achteruit: wat is er gebeurd | Vooruit: wat gebeurt er nu, en morgen |
| Actualiteit van je cijfers | Dagen tot weken; loonkosten 4 tot 6 weken | Vandaag, per dienst |
| Belangrijkste gebruiker | Jij samen met je boekhouder | Jij, en je bedrijfsleider of manager |
| Bron van de cijfers | Bankmutaties, facturen, loonjournaalposten | Rooster, kassa of agenda, vaste lastenlijst |
| Sterkste punt | Volledigheid en juistheid; het klopt tot op de cent | Snelheid; het is vandaag ongeveer goed in plaats van over zes weken precies goed |
| Wettelijk verplicht | Ja, je moet een administratie voeren | Nee |
| Typische kosten per maand | € 10 tot € 60 | € 30 tot € 100, vaak plus een bedrag per gebruiker |
Een boekhoudprogramma is niet traag door slechte software. Het is traag omdat de keten die het voedt traag is. Je loonkosten belanden er pas in nadat je salarisadministratie de loonstroken heeft verwerkt, en dat gebeurt na afloop van de maand. Concreet:
Zes weken tussen de beslissing en het inzicht. In die zes weken heb je dezelfde beslissing nog vijf keer genomen, want je had geen reden om het anders te doen. Dat is het gat: niet dat de informatie ontbreekt, maar dat hij aankomt op een moment waarop er niets meer mee te doen valt.
Een realtime dashboard vult dat gat door een andere bron te gebruiken. Niet de verwerkte loonstrook, maar het rooster dat je zelf hebt neergezet: uren × uurloon × werkgeverslasten. Dat is niet tot op de cent exact — dat wordt het pas in je boekhouding — maar het is vandaag ongeveer goed. En voor de vraag "moet ik zaterdag een dienst schrappen?" is vandaag ongeveer goed oneindig veel meer waard dan over zes weken precies goed.
| Jouw situatie | Wat je nodig hebt | Waarom |
|---|---|---|
| Zzp'er of eenmanszaak zonder personeel | Alleen een boekhoudprogramma | Je grootste kostenpost is je eigen tijd. Er valt van dag tot dag weinig bij te sturen. |
| 1 tot 4 medewerkers, vaste dagen | Boekhoudprogramma, dashboard optioneel | Je kunt het nog in je hoofd bijhouden. Handig, nog niet noodzakelijk. |
| 5 of meer medewerkers, wisselende diensten | Allebei | Loon is 25 tot 50 procent van je omzet en verandert elke week. Zes weken blind is te duur. |
| Meerdere vestigingen of locaties | Allebei, dashboard per vestiging | Een geconsolideerd maandcijfer verbergt welke vestiging de andere subsidieert. |
| Uren doorfactureren aan opdrachtgevers | Allebei, met marge per opdracht | Je omzet kan groeien terwijl je marge krimpt. Dat zie je alleen per opdracht, niet in een maandtotaal. |
Bankmutaties inlezen en afletteren, inkoopfacturen verwerken, btw-aangifte voorbereiden, het loonjournaal boeken, de jaarrekening opstellen en alles bewaren voor de bewaarplicht. Dat werk verdwijnt niet en hoort daar ook thuis.
Winst per dag en per dienst, loonkostenpercentage tegen je eigen doelstelling, marge per klant of per vestiging, en een signaal zodra je eroverheen gaat — allemaal terwijl de maand nog loopt en je er nog iets aan kunt veranderen.
Je omzetcijfers komen uit dezelfde bron, en de gewerkte uren die je dashboard gebruikt om loonkosten te schatten, zijn dezelfde uren die naar je salarisadministratie gaan. Zo hoeft niets twee keer ingevoerd te worden.
Meestal positief: de uren zijn al vastgelegd, de vaste lasten staan op een rij en er zijn minder correcties achteraf. Het maandgesprek gaat vaker over wat je gaat doen dan over wat er precies gebeurd is.
Een boekhoudprogramma legt vast wat er gebeurd is: het verwerkt bankmutaties, facturen en loonjournaalposten zodat je btw-aangifte en jaarrekening kloppen. Een realtime dashboard laat zien wat er nu gebeurt: het combineert je rooster, je omzet en je vaste lasten tot een winstcijfer van vandaag. Het eerste is verantwoording achteraf, het tweede is sturing tijdens de rit.
Nee. Je bent wettelijk verplicht een administratie te voeren, en een dashboard doet geen grootboek, geen btw-aangifte en geen jaarrekening. Ze doen verschillend werk en de meeste ondernemers met personeel gebruiken ze naast elkaar.
Omdat ze pas geboekt worden nadat de loonstroken over die maand verwerkt zijn. De maand moet eerst aflopen, dan verwerkt je salarisadministratie de uren, en dan pas komt het loonjournaal in je boekhouding. Bij elkaar duurt dat vier tot zes weken. Een dashboard omzeilt dat door de loonkosten te schatten uit je rooster: uren maal uurloon maal werkgeverslasten.
Voor sturen wel. De afwijking zit meestal onder de vijf procent en komt door overwerk, ziekte of toeslagen die je vooraf niet kende. Voor je aangifte gebruik je uiteraard de werkelijke cijfers uit je boekhouding. Voor de vraag of je zaterdag een dienst moet schrappen, is een schatting van vandaag bruikbaarder dan een exact cijfer van over zes weken.
Technisch wel, en veel ondernemers beginnen daar ook. Het knelpunt is de invoer: je moet elke dag met de hand uren, omzet en kosten overnemen, en dat houden weinig mensen langer dan een paar weken vol. Zodra het overzicht een dag achterloopt verliest het zijn functie, want dan stuur je alsnog achteraf.
Een boekhoudpakket voor het mkb kost meestal € 10 tot € 60 per maand. Een dashboard met planning zit doorgaans tussen € 30 en € 100 per maand, vaak plus een bedrag per gebruiker. GainOwner begint bij € 45 per maand plus € 5,50 per kantoorgebruiker en € 2,50 per medewerker. Zet dat af tegen wat één te ruim ingeroosterde week je kost: bij vijf medewerkers is dat al snel enkele honderden euro's.
Dat kan bij de meeste systemen, en het is vaak nuttig. Je boekhouder ziet dan dezelfde uren en vaste lasten als jij, waardoor het maandgesprek minder over reconstructie gaat en meer over wat je gaat doen.
GainOwner draait naast je boekhoudprogramma en laat zien wat vandaag heeft opgeleverd — per dienst, per vestiging en voor het hele bedrijf. 14 dagen gratis.
Start gratis — 14 dagen