Je hebt een project aangenomen voor een vast bedrag of een geschat aantal uren. Wat er daarna gebeurt — een extra ontwerpronde, een opdrachtgever die van gedachten verandert, een vergunningstraject dat uitloopt — staat zelden in die begroting. En je merkt het pas als je gaat factureren.
De uren worden geschreven, de begroting staat in een ander bestand, en vergelijken doe je aan het eind.
Bij projectwerk wordt er vooraf een inschatting gemaakt: zoveel uur ontwerp, zoveel uur uitwerking, zoveel uur begeleiding. Die inschatting komt in een offerte terecht en daarna in een map. De uren die er daadwerkelijk op geschreven worden, komen in een urenlijst of in een spreadsheet.
Die twee getallen ontmoeten elkaar zelden voordat het project klaar is. Daardoor is er geen moment waarop iemand zegt: we zitten op zeventig procent van de uren en op veertig procent van het werk. Terwijl dát het moment is waarop je nog kunt praten met je opdrachtgever, of kunt bijsturen in de bezetting.
Je legt per project vast wat je begroot hebt. Daarna zie je bij elke geschreven uur waar je staat.
Achteraf schrijven in plaats van vooraf inroosteren. Wie waaraan gewerkt heeft, komt op het juiste dossier terecht.
De partner en de junior schrijven op hetzelfde dossier tegen een ander bedrag. Dat rekent zichzelf door naar de factuur en naar je marge.
Wat er geschreven is en nog niet gefactureerd, als bedrag in plaats van als gevoel. Dat is meestal het grootste getal dat nergens staat.
Voorgeschoten kosten lopen erdoorheen zonder je marge te vervuilen: het is geen omzet en geen kosten, maar het moet wel op de factuur.
Vastleggen waar de klant aan begint, en achteraf zien of je binnen die afspraak bent gebleven.
Wat er onder de streep overbleef, per dossier en per opdrachtgever — terwijl het dossier nog loopt.
Niet bij het schrijven van de uren, maar bij het vergelijken met wat je had afgesproken.
| Wat je wilt weten | Zonder GainOwner | Met GainOwner |
|---|---|---|
| Wie werkte waaraan | Urenbriefje of Excel | Geschreven op het dossier |
| Wat kost dat uur echt | Eén gemiddeld tarief | Per persoon, met werkgeverslasten |
| Onderhanden werk | Op een geeltje | Een bedrag in het systeem |
| Verschotten | Door de omzet heen | Apart, buiten je marge |
| Loopt dit dossier uit | Merk je bij de factuur | Zie je terwijl het loopt |
| Marge per opdrachtgever | Reken je één keer per jaar uit | Staat er continu |
Voor architectenbureaus, constructeurs, ingenieursbureaus en projectmanagementbureaus die per project werken, met mensen die op verschillende projecten tegelijk schrijven. Vanaf ongeveer acht mensen op kantoor.
Werk je ook met mensen op locatie — bouwbegeleiding, toezicht, opname — dan kun je de planning gewoon aanzetten naast het uren schrijven. Je hoeft niet te kiezen tussen roosteren en schrijven; het zit allebei in hetzelfde pakket.
Nee. Je blijft boekhouden waar je dat nu doet. GainOwner zit ertussen: het weet wie er aan welk dossier werkte, wat dat kostte en wat het opleverde, en levert de facturen en de btw aan.
Ja. In dit model schrijf je uren achteraf op een dossier in plaats van diensten vooraf in te plannen. De planning kun je aanzetten als je hem wél nodig hebt, bijvoorbeeld voor mensen die op locatie werken.
Ja. Je legt een tarief per persoon vast, en per dossier kun je afwijken als je daar iets anders hebt afgesproken.
Voorgeschoten bedragen zoals griffierecht, leges of kosten van derden lopen apart mee. Ze komen op de factuur, maar ze tellen niet mee in je omzet en niet in je marge.
Het model Projecten & opdrachten kost € 79 per maand, plus € 5,50 per kantoorgebruiker en € 2,50 per medewerker. De eerste 14 dagen zijn gratis en er is geen creditcard nodig.
Projecten en tarieven erin, en je ziet vanaf de eerste week waar je staat. 14 dagen gratis.
Start gratis — 14 dagen